Vos contrôles réglementaires

Fiabilité

Citeo vous garantit la prise en charge de vos obligations réglementaires en matière de collecte, tri et recyclage de vos emballages et papiers, avec assurance de traçabilité des tonnes recyclées et de qualité des matériaux. À partir de 2018, les pouvoirs publics imposent à Citeo et à ses clients une procédure de contrôle réglementaire pour une sélection de metteurs en marché. Ce contrôle réglementaire de votre déclaration a pour objectif de contribuer à la parfaite conformité de vos déclarations emballages ou papiers au regard de la REP.

Exigé par les pouvoirs publics, diligenté par un tiers totalement indépendant, ce contrôle réglementaire se déroule en dehors de votre relation habituelle avec Citeo. Passée la notification de lancement de la procédure, et jusqu’à la régulation éventuelle, vous traiterez en direct avec un auditeur totalement indépendant de nos équipes. Citeo a sélectionné des cabinets d’audit indépendants pour fiabiliser vos contrôles réglementaires en les confiant à un tiers reconnu, et ce à nos frais. Les auditeurs sélectionnés devront obtenir leur accréditation auprès du Cofrac pour la réalisation des contrôles de déclaration dès que cette démarche, en cours de finalisation, sera accessible.

Controles réglementaires de votre déclaration

FAQ

Cliquez sur la question de votre choix : 

Qu’est-ce qu’un contrôle réglementaire ? 
Un contrôle règlementaire est imposé par une loi, un arrêté, un décret, un règlement (code du travail, code de la construction, code de l’environnement...) ; en l’occurrence concernant les clients de Citeo ces contrôles sont prévus dans le cahier des charges d’agrément des REP emballages et papiers. 
A partir d’une procédure de contrôle dont le contenu est défini par la réglementation, l’auditeur indépendant, chargé de réaliser ce contrôle, vérifie que la déclaration est conforme aux attendus, en vue de garantir la fiabilité des données de mise en marché. 
Selon la procédure  le contrôle vise à vérifier les quantités d’emballages/papiers et leurs caractéristiques ; le contrôle peut porter sur les états de vente, les fiches techniques des emballages ou papiers graphiques, des échantillonnages… 
A noter : si vous avez complété votre Rapport de Procédure Convenue portant sur les 3 dernières années de déclaration à compter de 2017, et si celui-ci est conforme, le contrôle réglementaire est allégé et porte essentiellement sur des revues de cohérence.
A l’issue du contrôle réglementaire, un rapport est établi par l’auditeur. Il contient notamment les observations et non conformités relevées lors du contrôle et demande une éventuelle déclaration corrective dans les 3 mois.  Une fois la déclaration corrective remise à ce même auditeur, celui-ci la vérifiera et en informera Citeo et nous régularisons la facturation auprès de vos services, à la hausse ou à la baisse. 
Ce contrôle réglementaire se déroule donc en dehors de votre relation habituelle avec Citeo. Passée la notification de lancement de la procédure, et jusqu’à la régulation éventuelle, vous traiterez en direct avec un auditeur totalement indépendant de nos équipes. 

Qui est concerné ? 
Les pouvoirs publics imposent le contrôle de 15% des contributions à Citeo par an, et au moins 80% sur l’ensemble de l'agrément 2018/2022. La sélection des clients qui donneront lieu à ce contrôle réglementaire se fait de manière aléatoire par huissier de justice.
Sur la période 2018/2022, une centaine de contrôles externes (REP Emballages et Papiers) seront menés en moyenne chaque année. Moins de 1% de nos clients seront concernés !  

Combien de temps cela prend-il ? 
A partir du tirage au sort par huissier et de la notification du contrôle réglementaire par Citeo, vous avez 3 mois pour mener ce contrôle externe avec le cabinet d’audit. Le contrôle en lui-même dure 1 à 2 jours, sur votre site. La liste des documents et échantillonnage est fournie à l'avance par le cabinet d’audit. Le contrôle porte uniquement sur l’année n-1 de déclaration (en cas d’écart significatif, le cabinet d’audit pourra programmer un contrôle complémentaire sur les années N-2 et N-3). 
Le rapport de l’auditeur vous sera ensuite remis sous 1 mois, et demandera une éventuelle déclaration corrective dans les 3 mois, à remettre à l’auditeur uniquement et non à Citeo. Une fois validée, il en informera nos services qui régulariseront la facturation, à la hausse ou à la baisse. 
A noter : si vous avez complété votre Rapport de Procédure Convenue portant sur les 3 dernières années de déclaration à compter de 2017, le contrôle réglementaire est allégé et porte essentiellement  sur des revues de cohérence. 

Je suis client emballages et papiers, puis-je être contrôlé sur les deux filières ? 
Le tirage au sort rend possible un contrôle réglementaire par filière REP et par an. 
Si vous êtes déjà contrôlés pour votre déclaration emballages, et que vous êtes tirés au sort pour la filière papiers, vous pourrez décaler ce second contrôle d'un an. A l’inverse vous pourrez aussi choisir que le cabinet d’audit mène ces deux contrôles en même temps.

Puis-je refuser ce contrôle réglementaire ? 
La procédure de contrôle réglementaire pour une sélection d’entreprises metteurs en marché est imposée par les pouvoirs publics à Citeo et à ses clients. La sélection se fait par voie d’huissier. Diligenté par un tiers totalement indépendant, ce contrôle réglementaire se déroule ensuite en dehors de votre relation commerciale avec Citeo. 
En cas de refus du contrôle, de refus de fournir des pièces demandées par l’auditeur ou de faire les corrections dans le temps imparti, les auditeurs remettent un dossier complet à Citeo qui  le transmettra à la DGPR (Direction Générale de la Prévention et du Risque) conformément à la procédure de contrôle. La DGPR pourra engager une  procédure de sanction administrative au nom des pouvoirs publics. 

RPC vs contrôle réglementaire, quelle différence ? dois-je faire les deux ? 
Le Rapport de Procédure Convenue (RPC) est une procédure contractuelle avec Citeo, à mener par l’expert comptable ou commissaire aux comptes de votre choix tous les 3 ans, à vos frais. Véritable outil de diagnostic et d’accompagnement, il vous permet d’identifier facilement les non-conformités de votre déclaration, de les corriger et, le cas échéant, d’adapter votre méthodologie pour déclarer. La procédure de RPC se fait aujourd’hui de manière dématérialisée depuis le portail clients emballages ou papiers de Citeo.  
Le contrôle réglementaire est exigé par les pouvoirs publics et se déroule en dehors de votre relation habituelle avec Citeo, diligenté par un tiers totalement indépendant. Passée la notification de lancement de la procédure, et jusqu’à la régulation éventuelle, vous traiterez en direct avec un auditeur totalement indépendant de nos équipes. Citeo a sélectionné des cabinets d’audit indépendants pour fiabiliser vos contrôles réglementaires en les confiant à un tiers reconnu, et ce à nos frais. 
A noter : si vous avez complété votre Rapport de Procédure Convenue portant sur les 3 dernières années de déclaration à compter de 2017, le contrôle réglementaire est allégé et  porte essentiellement sur des revues de cohérence. 

Qui fait le contrôle réglementaire ? 
Le contrôle réglementaire se déroule en dehors de votre relation habituelle avec Citeo. Passée la notification de lancement de la procédure par nos services, et jusqu’à la régulation éventuelle, vous traiterez en direct avec un auditeur totalement indépendant de nos équipes. Citeo a sélectionné des cabinets d’audit indépendants pour fiabiliser vos contrôles réglementaires en les confiant à un tiers reconnu, et ce à nos frais. 

Qui paye ? combien cela va-t-il me coûter ? 
Le contrôle réglementaire se déroule en dehors de votre relation habituelle avec Citeo. Vous traiterez en direct avec un auditeur totalement indépendant de nos équipes, qui nous adressera la demande de règlement pour sa prestation. Ce contrôle se fait donc par des cabinets d’audit indépendants à nos frais.

Qui choisit le contrôleur ? 
Suite à un appel d’offre public en 2018, Citeo a sélectionné des cabinets d’audit indépendants (qui sont engagés à obtenir l’accréditation COFRAC dès qu’elle sera disponible) pour fiabiliser vos contrôles externes en les confiant à un tiers reconnu. En cas de notification de contrôle réglementaire, vous recevrez le nom du cabinet d’audit qui mènera le contrôle réglementaire sur les filières emballages et papiers. Vous pourrez alors traiter en toute indépendance avec lui. 
Les équipes commerciales de Citeo n’ont aucun contact avec ces cabinets.  

Je ne suis pas d’accord avec le rapport, que puis-je faire ? 
La procédure de contrôle réglementaire pour une sélection d’entreprises metteurs en marché est imposée par les pouvoirs publics à Citeo et à ses clients. Diligenté par un tiers totalement indépendant, ce contrôle réglementaire se déroule en dehors de votre relation commerciale avec Citeo. 
Suite au rapport remis par le contrôleur indépendant, en cas de litige, le client a la possibilité de remettre un rapport contradictoire qui sera annexé au rapport du contrôleur. Si le litige persiste avec les conclusions du contrôleur, celui-ci remet un dossier complet à Citeo qui le transmettra à la DGPR (Direction Générale de la Prévention et du Risque) conformément à la procédure de contrôle. La DGPR  pourra engager une  procédure de sanction administrative au nom des pouvoirs publics. 

Je refuse de régulariser ma facture suite au contrôle, quelle sanction ? 
Si le litige persiste avec les conclusions du contrôleur, celui-ci remet un dossier complet à Citeo qui a obligation de le transmettre à la DGPR (Direction Générale de la Prévention et du Risque) laquelle se charge d’engager une  procédure de sanction administrative au nom des pouvoirs publics. 
Citeo, en tant qu’entreprise privée et prestataire de services, a la possibilité de mener une action complémentaire pour préserver son chiffre d’affaire, procédure pouvant aller jusqu'à la résiliation du client.

Je souhaite en savoir plus sur la procédure de contrôles réglementaires
Pour en savoir plus sur la procédure de contrôles réglementaires Citeo, nous vous proposons de nous adresser un mail à clients@citeo.com
 

 

 

 

 

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